Tổ chức sự kiện, hội thảo

Cuối năm là khoảng thời gian mà nhiều công ty doanh nghiệp tổ chức hội nghị tổng kết, hội thảo. Tổ chức sự kiện là một hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam trong việc quảng bá hình ảnh của mình. Thay vì đứng ra tổ chức, nhiều doanh nghiệp thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí và thời gian.

 

                Để có được một buổi lễ thành công, mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp nên chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Tại các sự kiện này, doanh nghiệp công ty sẽ thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới, đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tổ chức sự kiện Riverside Palace
 

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến” nào. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện
 

Cách nhận biết một công ty tổ chức sự kiện uy tín

Làm việc khoa học: một công ty tổ chức sự kiện làm việc nghiêm túc bao giờ cũng có ít nhất 2 bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager. Bộ phận sáng tạo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). Bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive. Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event.  Nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến tiến trình thực hiện cũng như trong suốt thời gian Event diễn ra, đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

Làm việc chuyên nghiệp: Một công ty tổ chức sự kiến tốt luôn có hợp đồng bảo hiểm với khách hàng, cho người tham dự buổi tiệc. Sự chuyên nghiệp: Kinh nghiệm và chuyên môn nghề nghiệp giúp các agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất. Họ có cả đội ngũ gồm nhiều người chỉ để phục vụ cho việc này.

 Mối quan hệ với báo đài: Một agency giàu mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin sẽ là một lợi thế. Ngoài tính sáng tạo và chuyên nghiệp, tiêu chí này cực kì quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của khách hàng. 
 
Có tư duy chiến lược: Một agency giỏi phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho chiến dịch của khách hàng hiệu quả nhất. Họ là người cộng sự, hỗ trợ cùng doanh nghiệp để đưa hình ảnh thương hiệu xuất hiện trước công chúng một cách hiệu quả nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.

Tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín tại thành phố Hải Phòng, Hải Đăng Plaza sẽ là địa điểm tổ chức sự kiện cuối năm 2014 hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn. Chi tiết liên hệ tại:

Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới Hải Đăng Plaza
Số 19, Trần Khánh Dư, Phường Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng
Điện thoại: 0313.628.999
Email: marketing@haidangplaza.com.vn



Tác giả bài viết: Julie
Nguồn tin: Phòng Thị Trường
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Ý kiến bạn đọc